DELEGIRANJE, JEDNA OD KLJUČNIH KOMPETENCIJA MANAGERA

 

Ako su veliki ljudi preopterećeni sitnim i beznačajnim stvarima, to je isključivo njihova vlastita greška. – Ian Hamilton

 

Ako nosite posao kući,

ako ostajete u uredu i nakon završetka radnog vremena,

ako radite vikendom kako biste nadoknadili propušteno,

ako ciljevi nadilaze individualne sposobnosti i mogućnosti,

Vrijeme je za delegiranje.

 

Što je delegiranje?

Pojednostavljeno to je prenošenja posla na druge uz definirana ovlaštenja koja su potrebna da se posao izvrši, odnosno odluka koje ćete zadatke i kome predati, a koje zadržati na sebe.

Delegiranje je više od prebacivanja zadatka – njime istovremeno tražite od člana tima da preuzme izvođenje zadatka i ovlašćujete ga da djeluje u vaše ime. No, vi ste i dalje odgovorni i morat ćete snositi posljedice.

Gotovo svi se žale na previše posla, no većina svejedno ima poteškoća u ustupanju posla drugima. Za stručnjake je neosporno da se moderan menadžer odlikuje vještinom delegiranja poslova i ne želi sve raditi sam. Svi radni procesi daju se poboljšati i pojednostaviti, ako su zadaci kvalitetno raspodijeljeni.

Istraživanja o radnom vremenu ljudi na čelnim pozicijama pokazuju da su 50 radnih sati ili više po tjednu uobičajena stvar. Stoga su nezaobilazne točke kvalitetno upravljanje vremenom i pitanje koje zadatke mogu obavljati drugi. A onaj tko zna delegirati ima zadovoljne suradnike, klijente i partnere i što je važno uspješno ispunjene ciljeve.

Uvjerenje pojedinca da sve može najbolje napraviti sam dovodi kako do njegove sve veće neučinkovitosti, tako i do nezadovoljstva ostalih zaposlenih. Takav način razmišljanja počinje biti zapreka u ostvarivanju zadanih ciljeva. Stoga je delegiranje zadataka odraz uzajamnog povjerenja managera i zaposlenika, ali i dobre procjene kako optimalno iskoristiti kvalitete pojedinih članova tima.

Delegiranje je i područje osobnog i profesionalnog razvoja.

Problem proizlazi iz našeg uvjerenja kako je  potrebno  kontrolirati rezultate i čvrsto ukorijenjeno uvjerenja da znamo kako učiniti stvari najbolje. Teško nam  je otpustiti kontrolu.

Kao menadžeri, bojimo se posljedice kada zaposlenik ne završi zadatak sa željenim ishodom  ili u zadanom roku  Neuspjeh se može loše odraziti na nas stoga vrlo često idemo linijom manjeg otpora. Umjesto da radimo na poboljšanju naših vještina delegiranja  ponekad nam je lakše odraditi niz poslova i zadataka jer nam se i preopterećenje nekako čini manje rizično nego da zadatke delegiramo drugima.

Javljaju nam se misli:

Što ako oni  to ne učine ispravno i po mojim standardima?
Što ako, (uzdah), to rade bolje od mene ….

Što ako sam postao manje bitan za posao?

Budući da po prirodi volimo imati kontrolu i njen gubitak doživljavamo kao gubitak autoriteta i moći ispod mnogih izgovora za ne delegiranje u osnovi leži želja za zadržavanjem kontrole.

Pravi ljudi na pravom mjestu.

U delegiranju je važno izabrati prave ljude za odgovarajuće zadatke, kako bi im mogli delegirati zadatke, odnosno prenijeti poslove ili zaduženja. Pri izboru podređenoga, kojemu ćete delegirati zadatke, morate raspolagati saznanjima o njegovim sposobnostima i sklonostima za suradnju, ali i imati povjerenja u njega, njegove osobne kvalitete i njegov odnos prema odgovornosti. Djelotvornim delegiranjem doprinosite ostvarivanju ciljeva organizacije, razvijate i izgrađujete vama podređenu osobu, koja radeći dodijeljeni joj zadatak, uspješno usavršava svoje vještine, a i vi ćete dobiti više vremena za upravljanje i obavljanje kreativnijih poslova.

Potrebno je istaknuti da nije dovoljno samo poznavati prirodu delegiranja. Potrebno je željeti  i znati delegirati. Umijeće delegiranja je skup htijenja, znanja i ponašanja. Ono je jedna od najtraženijih vještina i jedna od najpoželjnijih rekla bih temeljnih  osobina modernog menadžera.

Unatoč toj činjenici  prema nekim istraživanjima (koja analiziraju korelaciju između stupnja delegiranih zadataka i postignutih rezultata menadžera), većina njihovih promašaja i neuspjeha proizlazi upravo iz nedovoljnog ili neodgovarajućeg delegiranja. Očito, nije u pitanju nepoznavanje uloge delegiranja i njegovih prednosti, već, prvenstveno, odnos menadžera prema delegiranju. Riječ je o osobnim stavovima menadžera i osobnom odnosu prema delegiranju. Temeljni osobni stavovi  o delegiranju, koji, najčešće, presudno utječu, kako na uspjeh delegiranja, tako i na uspješno upravljanje u cjelini, su:

• spremnost za prihvaćanje tuđih ideja,
• spremnost na povjeravanje zadataka drugima,
• spremnost za preuzimanje rizika i mogućih pogrešaka,
• spremnost za stvaranje povjerenja u podređene.
• Vrlo često, suprotno navedenim općeprihvaćenim stavovima, manageri nemaju povjerenja u svoje podređene i misle da svaki posao mogu obaviti bolje od njih.

Rezultat je to njihovog straha da će delegiranjem vlastitih poslova izgubiti dio moći i svega onoga što im moć donosi

Sve se može potpuno delegirati – osim odgovornosti.

Ključna riječ za suvremeno poimanje pojma delegiranje je POVJERENJE!

Nije svako delegiranje učinkovito, stoga je važno osvijestiti neke od opasnosti neučinkovitog delegiranja ili njegovog odsustva.

Jedna od najčešćih opasnosti od odsustva delegiranja je gubljenje vremena na nadgledanje drugih. Rokovi se ne poštuju. Neki zaposlenici više rade od drugih što neminovno dovodi do loše radne klime i nezadovoljstva. Kompetentni zaposleni su ili frustrirani ili se dosađuju. Tim i pojedinci su demotivirani jer ne dobivaju željenu i prihvatljivu odgovornost te ne razvijaju nove vještine.

Menadžer je previše zaposlen i ne stigne razgovarati sa zaposlenicima. Zaposlenici nisu sigurni u pogledu svojih nadležnosti i zaduženja. Jako je loše ako se sugestije zaposlenika ignoriraju i unaprijed odbacuju, a još lošije ako  informacije o promjenama u planovima i ciljevima ne dolaze do zaposlenih. Organizacija se usporava i zadržava sporim donošenjem odluka.

 

ŠTO MENADŽERI NE ŽELE PRIZNATI

Boje se da će delegiranje smanjiti njihov autoritet, i da će izgubit cjelovit nadzor.

U stvarnosti uspješno delegiranje povećava autoritet menadžera jer ostavlja više vremena za  bavljenje stvarima na kojima je baziran stvarni, a ne formalni autoritet.

Boje se da će ih  smatrati suvišnima na budu  li stalno “zatrpani” poslom.

Ovo samo ukazuje na nedostatak samopouzdanja, ali i na krive vrijednosti i atmosferu organizacije.

Nisu sigurni što je njihov  posao i njihova odgovornost, pa onda ne mogu uspješno ni delegirati.

U ovom slučaju se i njihov šef ponaša neadekvatno, a njihova komunikacija s njim je loša.

Boje se da će njihovi „podređeni“ posao obaviti bolje od njih pa će se tako pokazati njihova nesposobnost.

Ovo je neutemeljen strah jer se učinak menadžera cijeni prvenstveno po učinku njegovih ljudi. Ako su zaposleni uspješni i  menadžer je uspješan.

Kod pojedinih osoba prisutan je osjećaj nesigurnosti od obavljanja novih poslova, rutinski poznati poslove pružaju  im osjećaj sigurnosti.

Na žalost ovakva razmišljanja pokazuju da se osoba nije pripremila za svoj posao i da bježi od odgovornosti. Bavljenje ovim poslovima umanjuje autoritet; uostalom tada ni po čemu ne razlikujete od ljudi kojima rukovodite.

 

VAŽNO JE ZNATI ŠTO TREBA DELEGIRATI?

• Zadaće koje se svakodnevno ponavljaju-rutinske zadaće.
• Nevažne odluke koje se često ponavljaju.
• Rješavanje manjih problema
• Zadatke koji nadređenom oduzimaju puno vremena.
• Zadatke za koje su zaposlenici kvalificiraniji od nadređenoga.
• Zadatke koji su specijalizirani, a za koje imamo dobro osposobljenu osobu.
• Zadatke za koje je netko jako zainteresiran ili voli taj posao.
• Prikupljanje informacija, analize i sl.

 

Pri donošenju odluke komu delegirati:

• Jednostavne zadatke može preuzeti svatko.
• Neki zadaci zahtijevaju posebne sposobnosti.
• Razvijaju li se zadacima nove sposobnosti?
• Hoćete li time uštedjeti vrijeme?
• Kolika je financijska vrijednost posla?

 

ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?

• Hitne poslove kod kojih nema vremena za objašnjavanje i greške
• Zapošljavanje, otpuštanje
• Poslove za koje drugi nisu kvalificirani
• Planiranje i donošenje važnih odluka.
• Pravila rada i postupanja.
• Određene protokolarne i stresne situacije (svečanost, vjenčanje, pogreb…).

 

Dva zlatna savjeta vezana za uspješnu pripremu za delegiranje: •       delegiranje provodite postepeno, •       delegirajte onoliko koliko to dozvoljavaju vaši stavovi i očekivanja. Pri tome nikada ne treba izgubiti iz vida sljedeću činjenicu: •       dobar rukovoditelj delegiranjem poklanja povjerenje, •       pruža osjećaj slobode i •       potiče razvoj kreativnih sposobnosti podređenih pojedinaca.   10 SAVJETA ZA UČINKOVITO DELEGIRANJE   1.  Vjerujte svojim zaposlenicima. 2.  Izbjegavajte zahtjeve za perfekcionizmom. (Umjesto da težite k savršenstvu, postavite standarde koji će odrediti očekivanu kvalitetu i osigurajte vremenski okvir za njihovo postizanje). 3.  Pružite što djelotvornije upute za obavljanje zadataka 4.  Prepoznajte u drugima talent i sposobnost za dovršavanje projekata. 5.  Spoznajte vaše prave interese. 6.  Smatrajte delegiranje načinom za učenje novih vještina. 7.  Podupirite proces. Nakon što ste delegirali zadatak zaposleniku, ostavite ga da radi samostalno, ali provjeravajte da li napreduje 8.  Pohvalite napore vaših zaposlenika. Iskažite im koliko cijenite njihove vještine i talente. 9.  Izbjegavajte krizni menadžment. Krizni menadžment sprečava delegiranje. 10.  Izbjegavajte oprečno delegiranje.

 Gordana Matković, direktorica Educamix Centra za razvoj ljudskih potencijala

www.educamix.hr

Photo:Pexels.com